Collocation avec le CPE Les Grenouilles

À compter du 15 janvier prochain, le CPE Les Grenouilles occupera pendant plusieurs mois des locaux du pavillon Central situés dans le secteur est. Un groupe de 44 enfants et leurs éducatrices doivent en effet être relocalisés le temps que les travaux d’aménagement de leur service de garde soient complétés. Sachez aussi que le Campus mettra à la disposition des parents des places de stationnement réservées près de l’entrée sud du pavillon. On demande votre collaboration pour faciliter cette nouvelle collocation!

Travaux réalisés par l’équipe de la maintenance

L’équipe du Service de la maintenance terminera bientôt des travaux afin de préparer la visite de nos futurs étudiants lors des prochaines portes ouvertes. Les halls d’entrée des pavillons De-La-Salle, Champagnat et De-La Mennais seront notamment réaménagés. Par ailleurs, l’équipe travaille présentement sur une cuisine au sous-sol de la résidence André-Coindre pour recevoir des travailleurs étrangers. Avec l’hiver qui approche, la maintenance est aussi en train de préparer la mise en marche des systèmes de chauffage du Campus.

Le système Clara Finances après son implantation

Vous avez assurément entendu parler du nouveau système financier Clara Finances. Celui-ci est devenu notre allié pour améliorer les procédures et les contrôles internes, ainsi que pour réduire notre empreinte écologique. Ce logiciel a été téléchargé sur les postes de travail des employés qui en ont besoin pour accomplir leurs responsabilités. Les autres employés peuvent continuer d’utiliser plateforme Omnivox. Vous trouverez ci-dessous un tableau pour vous présenter les nouvelles méthodes de travail suite à l’implantation de Clara Finances :

Tâche Méthode antérieure Nouvelle méthode avec Clara Finances ou Omnivox
Remboursement d’une facture payée par un employé Formulaire papier signé par le responsable budgétaire Rapport de dépenses (RPD)
Rapport de dépenses pour un employé (km, repas, hébergement) Formulaire papier signé par le responsable budgétaire Rapport de dépenses (RPD)
Bon de commande Réquisition Demande d’achat (DMA)
Payer une facture à un fournisseur (entreprise, travailleur autonome) Facture papier signée par le responsable budgétaire Ajout d’une demande de paiement (DMP)
Facturer  des revenus à un client Demande de facturation papier Demande de facturation (DFC)

 

Quelques informations complémentaires :

  • Guide d’utilisateur : ce guide est présent dans les écrans du logiciel DMA, BON et DMP.
  • Ajout de document numérique : des pièces justificatives doivent être jointes dans la section « document numérique », qui est disponible lorsque vous enregistrez un brouillon.
  • Responsable budgétaire : une option pour confirmer ou modifier le nom du collègue à qui votre demande doit être transférée pour approbation.
  • Cheminement : ce bouton se trouve en bas (à gauche) de la plupart des documents dans le logiciel. Cette option vous informe du cheminement de votre demande.

Cela fait déjà presque trois mois que vous apprivoisez Clara Finances. L’équipe des Services financiers tient à vous remercier pour votre collaboration et votre patience durant cette transition!

Travaux réalisés et suivi du projet d’implantation de Clara Finances

Travaux réalisés et en cours

  • Les travaux de mises aux normes du système d’alarme incendie de la résidence André-Coindre sont maintenant entièrement terminés.
  • Des célèbres personnages seront ajoutés dans les prochains jours aux fenêtres des bureaux surplombant le centre de la bibliothèque Jean-Paul Desbiens.
  • Les travaux de rénovation des chambres de l’étage 5 de la résidence De-La-Mennais seront complétés d’ici le 30 juin.
  • Plusieurs travaux sont prévus au cours des prochaines semaines afin d’aménager différents locaux d’enseignement en préparation de l’année scolaire 2023-2024.

 

Projet d’implantation de Clara Finances

  • Une formation sur l’utilisation du logiciel sera offerte aux employés qui auront accès à ce logiciel à compter du 1er juillet.

Améliorations des infrastructures sportives et suivi de Clara Finances

Améliorations des infrastructures sportives

La direction du Campus travaille, depuis plusieurs semaines, sur un projet de modernisation des infrastructures sportives qui sont utilisées à des fins pédagogiques et récréatives. Les départements d’enseignement et les services qui utilisent les différents plateaux ont été rencontrés afin de recueillir leurs besoins et commentaires. Un premier scénario devrait voir le jour au courant des prochaines semaines et sera soumis à l’ensemble des intervenants collaborant au projet.

 

Logiciel Clara Finances

La mise en production du module Approvisionnement est prévue pour la mi-avril.

Mises aux normes du système d’alarme incendie et formation de Clara Finances

Système d’alarme incendie

Les travaux de mises aux normes du système d’alarme incendie de la résidence De-La-Mennais sont maintenant entièrement réalisés.

Projet d’implantation de Clara Finances

Les responsables de services, les coordonnateurs de programmes et les gestionnaires seront invités prochainement à des séances de formation dans Clara Finances. Nous vous présenterons un calendrier de formation au cours des prochaines semaines.

Lancement du projet d’implantation de Clara Finances

Nous sommes heureux de vous annoncer le commencement du projet d’implantation de Clara Finances. Son intégration entre les différents modules Clara et la plateforme Omnivox permettront d’améliorer plusieurs processus et d’optimiser nos ressources à l’interne.

Rappels

  • La politique pour le remboursement des frais de déplacement (GRF-3) a été révisée par le comité de direction. Le formulaire révisé est disponible à la réception du pavillon Central et sur l’Intranet.
  • On vous rappelle qu’un montant de 50 $ pour l’année scolaire 2022-2023 est demandé pour obtenir la vignette et l’autocollant afin d’avoir accès aux espaces de stationnement du Campus. Un espace de stationnement peut aussi être réservé. Informez-vous au local des Services financiers.

Réalisations, projets à venir et rappel pour le stationnement

Travaux réalisés et en cours

 

photo_chambre_residence_renovee

  • Une section importante de la toiture du pavillon Central a été remplacée cet été.
  • Les chambres des étages 4 et 5 aux résidences du pavillon De-La-Mennais sont en rénovation. Les chambres de l’étage 3 ont été rénovées en juillet.
  • Remplacement du mobilier d’une douzaine de classes au mois d’août.
  • Modification de douze fontaines d’eau permettant de remplir plus facilement sa bouteille d’eau.
  • Bibliothèque : le tapis a été remplacé et les étagères réaménagées. Du nouveau mobilier sera ajouté cet automne, ainsi que des illustrations de personnages célèbres près des fenêtres des bureaux de la mezzanine.
  • Aménagement d’un vestiaire pour la nouvelle équipe de rugby féminin au Stade Leclerc.
  • Changement de la porte d’entrée principale du pavillon André-Coindre.
  • Les travaux de mise aux normes du système d’alarme incendie du pavillon De-La-Mennais sont terminés. Ceux du pavillon André-Coindre seront complétés cet automne.

Stationnement

On vous rappelle qu’un montant de 50 $ pour l’année scolaire 2022-2023 est demandé pour obtenir la vignette et l’autocollant afin d’avoir accès aux espaces de stationnement du Campus. Un espace de stationnement peut aussi être réservé. Informez-vous au local des Services financiers.