Direction des Services administratifs et du site patrimonial

Vignettes de stationnement : efficacité record!

L’équipe des Services financiers a réalisé un véritable tour de force lors de la distribution des vignettes de stationnement, franchissant un nouveau cap en matière d’efficacité et de satisfaction client. Grâce à l’inscription des étudiants et employés via Omnivox et au paiement en ligne, plus de 850 vignettes ont été remises à la réception du Campus en un temps record. Un grand merci à l’équipe de la réception du Campus pour sa réactivité et son professionnalisme; votre efficacité a été déterminante pour mener à bien cette opération.

Travaux en cours

La première phase des travaux de réfection du gymnase du pavillon De-La-Salle touchera à sa fin dans les prochaines semaines. Elle comprend le remplacement complet du système de ventilation et de chauffage du gymnase, ainsi que l’ajout de la climatisation pour améliorer le confort des usagers. Par ailleurs, les travaux de réfection de l’enveloppe extérieure de la résidence André-Coindre, amorcés en août, se poursuivront tant que les conditions météorologiques le permettront et reprendront, au besoin, au printemps prochain.

Fin d’année financière

Le 30 juin dernier marquait la fin de la deuxième année d’utilisation du logiciel Clara Finances. À l’occasion de la clôture annuelle, les auditeurs externes seront présents au courant des prochaines semaines pour procéder à l’audit des états financiers du collège. Merci à toutes les équipes impliquées pou leur rigueur et leur collaboration continue.

Travaux en cours et à venir

• L’équipe du Service de la maintenance procède actuellement au grand ménage extérieur des terrains et bâtisses.
• Les travaux de réfection du gymnase du pavillon De-La-Salle sont en cours. La première phase des travaux consiste au remplacement complet du système de ventilation et chauffage du gymnase et l’ajout de la climatisation pour le confort des usagers. Suite à un appel d’offres sur invitation, un contrat a été accordé à fournisseur pour que les travaux soient réalisés dans les prochaines semaines.
• Un appel d’offres sur invitation est en cours pour la réfection de l’enveloppe extérieure de la résidence André-Coindre. Les travaux seront réalisés dans les prochains mois.

Année financière

L’année scolaire tire à sa fin et nous terminons bientôt une deuxième année d’utilisation du logiciel Clara Finances. Nous vous remercions pour votre collaboration au cours de cette 2e année!

Dans le cas où vous avez des dépenses à vous faire rembourser, nous vous invitons à soumettre rapidement un rapport de dépenses pour obtenir le remboursement dans l’année scolaire 2024-2025. De plus, si certains de vos fournisseurs vous envoient des factures à payer, nous vous invitons à effectuer les demandes de paiements le plus tôt possible. L’équipe des Services financiers vous remercie pour votre précieuse collaboration!

Finalement, plusieurs membres du CNDF travaillent actuellement à la préparation du budget initial de la prochaine année scolaire 2025-2026. Le Conseil d’administration du CNDF doit approuver ce budget à sa prochaine séance, soit le 11 juin prochain.

Mesures en efficacité énergétique

Les travaux de la phase 2 du projet d’amélioration de l’efficacité énergétique sont actuellement en cours. Cette phase inclut notamment le début des travaux de plomberie pour l’installation de l’aérothermie dans les résidences André-Coindre et De-La-Mennais, puis du pavillon Central. L’implémentation de nouveaux systèmes d’optimisation des contrôles se poursuit également, avec la centralisation des contrôles de température ambiante des bâtiments dans un nouveau système informatique.

Travaux en cours

Par ailleurs, le remplacement de la toiture du André-Coindre est en cours, sous la supervision d’un maître couvreur. Les travaux devraient être finalisés dans les deux prochaines semaines. Avec l’arrivée du printemps, l’équipe de la maintenance s’attelle également à divers travaux particuliers, tandis que des travaux extérieurs seront réalisés sur nos terrains avec le retour du beau temps.

Fin de l’année financière

Dans le but de respecter les délais de paiement de nos fournisseurs, nous invitons tous les employés à soumettre leurs demandes de paiement dans Clara Finances dès que possible afin d’éviter les goulots d’étranglement dans le traitement des comptes à payer. Le même principe peut s’appliquer pour les rapports de dépenses des employés. Nous vous remercions à l’avance pour votre excellente collaboration.

Feuillets fiscaux pour l’année 2024

Sachez que les feuillets fiscaux T4A et Relevé 1 seront émis et publiés au plus tard le 28 février prochain. De plus, les enfants ou les petits-enfants des employés à temps plein ou permanents du Campus bénéficiant d’une gratuité pour les frais de scolarité recevront dans leurs dossiers Omnivox les feuillets fiscaux T2202 – Certificat pour frais de scolarité et d’inscription et Relevé 8 – Montant pour études postsecondaires. Ces mêmes étudiants recevront aussi pour cette gratuité les feuillets fiscaux T4A – Revenu de pension, revenus d’autres sources et Relevé 1 – Revenus d’emploi et revenus divers.

Budget 2024-2025

L’opération de révision du budget de l’année scolaire 2024-2025 est bientôt terminée. Notre équipe en profite pour remercier tous les gestionnaires et coordonnateurs de département pour leur excellente collaboration. Le budget révisé 2024-2025 sera présenté pour discussions aux membres du Comité des finances et de vérification et ensuite adopté par le Conseil d’administration à sa réunion régulière le 19 février prochain.

L’opération de révision du budget de l’année scolaire 2024-2025 a commencé cette semaine. Tous les gestionnaires et coordonnateurs de département doivent procéder à la révision des revenus et dépenses de leur secteur d’activité. Le budget révisé 2024-2025 sera présenté pour discussions aux membres du Comité des finances et de vérification et ensuite adopté par le Conseil d’administration à sa réunion régulière en février prochain.

Travaux en cours

La conversion de l’ensemble de l’éclairage des aires communes au DEL se poursuit dans nos pavillons et résidences. La fin des travaux est prévue pour les prochains jours. Le remplacement de la chaudière existante au gaz naturel à la résidence André-Coindre par des équipements plus efficace est aussi prévu pour le mois de novembre. La réfection de la toiture du basilaire du pavillon André-Coindre va aussi débuter prochainement. De plus, l’équipe du Service de la maintenance débutera bientôt des travaux afin de préparer la visite de nos futurs étudiants lors des portes ouvertes.

Stationnement

On vous rappelle qu’un montant de 125 $ (deux sessions) ou de 75 $ (une session) pour l’année scolaire 2024-2025 est demandé afin d’obtenir la vignette pour avoir accès aux espaces de stationnement sur le Campus. N’attendez pas trop longtemps avant de vous la procurer, car une opération de remorquage est prévue dans les prochaines semaines! Un espace peut aussi être réservé, informez-vous au local des Services financiers.

Heures d’ouverture

L’équipe des Services financiers est désormais disponible pour vous accueillir du lundi au vendredi, de 8h à 16h.

Travaux en cours

Le Service de la maintenance terminera bientôt l’aménagement de nouveaux locaux pour le Service de protection contre les incendies du Quebec (SOPFEU). De plus, la conversion de l’ensemble de l’éclairage des aires communes au DEL se poursuit dans nos pavillons et résidences. La fin des travaux est prévue pour le 30 septembre.

Stationnement

On vous rappelle qu’un montant de 125 $ (deux sessions) ou de 75 $ (une session) pour l’année scolaire 2024-2025 est demandé pour obtenir la vignette et l’autocollant afin d’avoir accès aux espaces de stationnement du Campus. Un espace peut aussi être réservé, informez-vous au local des Services financiers.

Fin d’année financière 2023-2024

La première fermeture des livres pour l’année scolaire 2023-2024 avec le système CLARA est en cours. Les auditeurs externes seront présents au courant des prochaines semaines pour l’audit des états financiers du collège.

L’année scolaire tire à sa fin et nous aurons bientôt une année complète d’utilisation du logiciel Clara Finances. Dans le cas où vous avez des dépenses à vous faire rembourser, nous vous invitons à compléter rapidement un rapport de dépenses et le soumettre pour obtenir le remboursement. De plus, si certains de vos fournisseurs vous envoient des factures à payer, nous vous invitons à effectuer les demandes de paiements le plus tôt possible. L’équipe des Services financiers vous remercie pour votre précieuse collaboration!

Travaux en cours et à venir :

• L’équipe du Service de la maintenance terminera bientôt un nouveau local de simulation pratique au pavillon Champagnat.
• Le plancher de l’entrée principale du pavillon De-La-Salle sera entièrement refait au cours des prochaines semaines.
• Un appel d’offres sur invitation est présentement en cours auprès de fournisseurs pour la réfection de la toiture de la terrasse du pavillon De-La-Mennais et la toiture du basilaire du pavillon André-Coindre. Les travaux seront réalisés dans les prochains mois.

L’arrivée du printemps amène son lot de travaux particuliers pour l’équipe de la maintenance. Entre autres, des travaux de remise en marche des systèmes de ventilation et de climatisation seront effectués dans toutes les résidences. Des travaux extérieurs seront aussi réalisés sur nos terrains avec la venue du beau temps.

Sachez que les feuillets fiscaux T4A et Relevé 1 seront émis et publiés au plus tard le 29 février prochain. De plus, les enfants ou les petits-enfants des employés à temps plein ou permanents du Campus bénéficiant d’une gratuité pour les frais de scolarité recevront dans leurs dossiers Omnivox les feuillets fiscaux T2202 – Certificat pour frais de scolarité et d’inscription et Relevé 8 – Montant pour études postsecondaires. Ces mêmes étudiants recevront aussi pour cette gratuité les feuillets fiscaux T4A – Revenu de pension, revenus d’autres sources et Relevé 1 – Revenus d’emploi et revenus divers.

Notre équipe en profite pour remercier tout le personnel pour votre collaboration durant les premiers mois d’utilisation de Clara Finances. Le travail d’équipe et votre positivisme ont contribué au succès de notre nouvel allié pour améliorer les processus et les contrôles internes, ainsi que pour réduire notre empreinte écologique!

À compter du 15 janvier prochain, le CPE Les Grenouilles occupera pendant plusieurs mois des locaux du pavillon Central situés dans le secteur est. Un groupe de 44 enfants et leurs éducatrices doivent en effet être relocalisés le temps que les travaux d’aménagement de leur service de garde soient complétés. Sachez aussi que le Campus mettra à la disposition des parents des places de stationnement réservées près de l’entrée sud du pavillon. On demande votre collaboration pour faciliter cette nouvelle collocation!

L’équipe du Service de la maintenance terminera bientôt des travaux afin de préparer la visite de nos futurs étudiants lors des prochaines portes ouvertes. Les halls d’entrée des pavillons De-La-Salle, Champagnat et De-La Mennais seront notamment réaménagés. Par ailleurs, l’équipe travaille présentement sur une cuisine au sous-sol de la résidence André-Coindre pour recevoir des travailleurs étrangers. Avec l’hiver qui approche, la maintenance est aussi en train de préparer la mise en marche des systèmes de chauffage du Campus.

Travaux réalisés et en cours

• Les travaux de mises aux normes du système d’alarme incendie de la résidence André-Coindre sont maintenant entièrement terminés.
• Des célèbres personnages seront ajoutés dans les prochains jours aux fenêtres des bureaux surplombant le centre de la bibliothèque Jean-Paul Desbiens.
• Les travaux de rénovation des chambres de l’étage 5 de la résidence De-La-Mennais seront complétés d’ici le 30 juin.
• Plusieurs travaux sont prévus au cours des prochaines semaines afin d’aménager différents locaux d’enseignement en préparation de l’année scolaire 2023-2024.

Projet d’implantation de Clara Finances

• Une formation sur l’utilisation du logiciel sera offerte aux employés qui auront accès à ce logiciel à compter du 1^er juillet.

Améliorations des infrastructures sportives

La direction du Campus travaille, depuis plusieurs semaines, sur un projet de modernisation des infrastructures sportives qui sont utilisées à des fins pédagogiques et récréatives. Les départements d’enseignement et les services qui utilisent les différents plateaux ont été rencontrés afin de recueillir leurs besoins et commentaires. Un premier scénario devrait voir le jour au courant des prochaines semaines et sera soumis à l’ensemble des intervenants collaborant au projet.

Logiciel Clara Finances

La mise en production du module Approvisionnement est prévue pour la mi-avril.

Système d’alarme incendie

Les travaux de mises aux normes du système d’alarme incendie de la résidence De-La-Mennais sont maintenant entièrement réalisés.

Projet d’implantation de Clara Finances

Les responsables de services, les coordonnateurs de programmes et les gestionnaires seront invités prochainement à des séances de formation dans Clara Finances. Nous vous présenterons un calendrier de formation au cours des prochaines semaines.

Implantation de Clara Finances

• Afin d’assurer un meilleur processus d’implantation et le suivi des formations du nouveau logiciel Clara Finances, veuillez noter que le bureau des Services financiers sera fermé tous les mardis de 9 h à 12 h. Pour les urgences, veuillez communiquer avec Manon Lapointe pour les comptes à payer ou avec Cristina Nitu pour les comptes à recevoir avant ou après ces heures de fermeture.

Feuillets fiscaux pour l’année 2022

• Les enfants ou les petits-enfants des employés à temps plein ou permanents du Campus bénéficiant d’une gratuité pour les frais de scolarité recevront dans leurs dossiers Omnivox les feuillets fiscaux T2202 – Certificat pour frais de scolarité et d’inscription et Relevé 8 – Montant pour études postsecondaires au plus tard le 28 février 2023. De plus, les enfants ou les petits-enfants des employés à temps plein ou permanents du Campus recevront dans leurs dossiers Omnivox pour cette gratuité les feuillets fiscaux T4A – Revenu de pension, revenus d’autres sources et Relevé 1 – Revenus d’emploi et revenus divers.
• Pour ceux qui ont des honoraires professionnels ou de consultants, les feuillets fiscaux T4A et Relevé 1 seront émis et publiés au plus tard le 28 février 2023.

Travaux réalisés et en cours

Stationnement

On vous rappelle qu’un montant de 50 $ pour l’année scolaire 2022-2023 est demandé pour obtenir la vignette et l’autocollant afin d’avoir accès aux espaces de stationnement du Campus. Un espace de stationnement peut aussi être réservé. Informez-vous au local des Services financiers.