Vous avez assurément entendu parler du nouveau système financier Clara Finances. Celui-ci est devenu notre allié pour améliorer les procédures et les contrôles internes, ainsi que pour réduire notre empreinte écologique. Ce logiciel a été téléchargé sur les postes de travail des employés qui en ont besoin pour accomplir leurs responsabilités. Les autres employés peuvent continuer d’utiliser plateforme Omnivox. Vous trouverez ci-dessous un tableau pour vous présenter les nouvelles méthodes de travail suite à l’implantation de Clara Finances :
| Tâche | Méthode antérieure | Nouvelle méthode avec Clara Finances ou Omnivox |
| Remboursement d’une facture payée par un employé | Formulaire papier signé par le responsable budgétaire | Rapport de dépenses (RPD) |
| Rapport de dépenses pour un employé (km, repas, hébergement) | Formulaire papier signé par le responsable budgétaire | Rapport de dépenses (RPD) |
| Bon de commande | Réquisition | Demande d’achat (DMA) |
| Payer une facture à un fournisseur (entreprise, travailleur autonome) | Facture papier signée par le responsable budgétaire | Ajout d’une demande de paiement (DMP) |
| Facturer des revenus à un client | Demande de facturation papier | Demande de facturation (DFC) |
Quelques informations complémentaires :
- Guide d’utilisateur : ce guide est présent dans les écrans du logiciel DMA, BON et DMP.
- Ajout de document numérique : des pièces justificatives doivent être jointes dans la section « document numérique », qui est disponible lorsque vous enregistrez un brouillon.
- Responsable budgétaire : une option pour confirmer ou modifier le nom du collègue à qui votre demande doit être transférée pour approbation.
- Cheminement : ce bouton se trouve en bas (à gauche) de la plupart des documents dans le logiciel. Cette option vous informe du cheminement de votre demande.
Cela fait déjà presque trois mois que vous apprivoisez Clara Finances. L’équipe des Services financiers tient à vous remercier pour votre collaboration et votre patience durant cette transition!